Program KSeF, który upraszcza księgowość
Powiem wprost – KSeF sam w sobie nie jest wielką innowacją. To zwyczajnie kolejny system. Ale moment jego wdrożenia bardzo szybko ujawnia, jak naprawdę działa firma „od kuchni”.
Rozpoczynamy współpracę i często słyszymy: „u nas to działa”. Po godzinie okazuje się, że faktury są przesyłane po mailach, ktoś je zapisuje na pulpicie, ktoś inny wprowadza dane ręcznie, a na końcu księgowość i tak musi poprawiać błędy. I to jest norma, nie wyjątek.
KSeF tego nie powoduje. On to tylko pokazuje wprost.
Dlatego największy błąd, jaki obserwuję, to podejście: „wdrożymy KSeF i będzie załatwione”. Nie będzie. Jeśli pozostawisz stare nawyki i tylko dołożysz system, to będziesz mieć dokładnie ten sam bałagan – tylko w wersji elektronicznej.
Dopiero kiedy ktoś zatrzymuje się i mówi: „dobra, co tu tak naprawdę zachodzi z fakturą od momentu jej wystawienia do księgowania?”, zaczyna się sensowna zmiana. I nagle wychodzi, że połowa pracy to ręczne przepisywanie danych, weryfikacja, dopytywanie.
W jednym przypadku klient był przekonany, że jego zespół „ogarnia temat na bieżąco”. Po wdrożeniu okazało się, że opóźnienia wynosiły kilku dni, tylko nikt tego wcześniej nie monitorował.
Tu wchodzi Program do KSeF i wykonuje pracę, której ludzie po prostu nie powinni wykonywać. System importuje dane, analizuje i kieruje do kolejnych etapów. Bez kombinowania, bez „kto to miał wprowadzić”.
I nagle znika największy problem – nie technologia, tylko chaos.
Najciekawsze jest to, że największy opór zawsze występuje na początku. Ludzie boją się zmiany, bo myślą, że będzie bardziej skomplikowanie. Po kilku tygodniach nikt już nie chce cofać się do starego modelu. Naprawdę – jeszcze nie miałem wdrożenia, gdzie ktoś powiedział: „lepiej było wcześniej”.
Jeśli ktoś chce potraktować KSeF jako obowiązek – da się. Tylko wtedy wdraża się minimum i zostaje z problemem na lata. Ale jeśli potraktuje się ten moment, żeby poukładać procesy, to nagle okazuje się, że księgowość przestaje być wąskim gardłem w firmie.
I to jest ta różnica, której nie dostrzega się w przepisach.